Служебные записки на командировку. Примеры и образцы
Служебная записка на командировку – документ, используемый для удостоверения факта пребывания работника по месту работы, дата его отъезда и приезда. Документ необходим в следующих случаях:
- у сотрудника нет других документов, которые могли бы подтвердить факт его приезда по месту командировки и проживание;
- работник прибывает по месту командировки на служебном, личном или арендованном автомобиле (или другом транспортом средстве).
Содержание
Когда нужна служебная записка?
Документ о командировке используется в качестве основания для начисления суточных, основываясь на точном времени пребывания сотрудника по месту работы. Также служебная записка подтверждает расходы во время такой поездки, обычно это траты на питание, проживание и передвижение (транспорт или ГСМ). Докладная записки о командировании, согласно Постановлению № 1595, заменяет следующие документы:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (уже не используется);
- отчетные документы о выполнении служебных целей и задач.
В зависимости от ситуации, могут использоваться СЗ следующих видов: о направлении на поездку, продлении или отмене командировки. Для заполнения каждого из этих видов используются определенные правила и специальные бланки.
Виды служебных записок и особенности их заполнения
Служебная записка обычно заполняется после возвращения сотрудника из командировки или при ее отмене. Очень важно правильно заполнять документ, так как он используется бухгалтерией для начисления командировочных и подтверждения понесенных во время поездки трат.
Для заполнения используется образец служебной записки на командировку, все записи делаются только от руки. Сам документ формата А4 должен иметь такую структуру:
- Вверху в правом углу указываются данные лица, ком адресована записка, и наименование организации, должность.
- Ниже указывается, от кого подается записка, указываются личные данные командируемого, его должность.
- Ниже пишется «Служебная записка», точка не ставится.
- Под названием документа подробно описаются цель командировки, срок поездки и возвращения, упоминание о том, использовался ли личных или служебный транспорт. Если поездка была совершена на автомобиле, необходимо указать номер регистрации, информацию о водителе, расходе ГСМ.
- При необходимости к документу заполняется приложение, в котором указываются наличие путевого листа, квитанции на заправку и об оплате временного жилья, кассовые чеки, отчеты о работе и другое. Все это необходимо для начислений средств за понесенные затраты.
- Ставится число и личная подпись работника.
Служебная записка подается на имя руководителя, который и подписывает ее перед передачей в бухгалтерию.
Отмена командировки
В некоторых случаях командировка может быть отменена, основными причинами этого являются:
- объективные, которые от сотрудника не зависят, например, перенос поездки на другую дату по просьбе партнеров, из-за стихийного бедствия, отсутствия договоренности с партнерами;
- субъективные, зависящие о командированного, в том числе, по болезни сотрудника, семейным обстоятельствам.
В данном случае необходимо издание приказа об отмене поездки и обоснование причины. В зависимости от причины отмены служебная записка оформляется руководителем, сотрудником или другим ответственным лицом.
Образец заполнения мало отличается от заполнения обычной служебной записки:
- указывается лицо, которому адресуется докладная (директор, руководитель отдела и прочие);
- лицо, составляющее записку (ФИО, должность);
- кратко описывание причинами отмена с указанием номера приказа и ФИО сотрудника, который должен был выехать в командировку;
- внизу ставится подпись и дата.
Направление на командировку
Направление на командировку представляет собой документ, оформляемый по приказу руководителя. В такой служебной записке указываются сроки и цели командировки, условия пребывания на месте. Документ составляется только при наличии приказа, в нем должны быть указаны цели и задачи, которые должны быть выполнены работником, условия его проживания на месте. При необходимости поездки на служебном или личном транспорте, это также отражается в служебной записке.
Продление сроков командировки
В рамках выполнения служебных обязанностей или по объективным причинам может возникнуть необходимость в продлении сроков командировки. В зависимости от обстоятельств для этого требуется подача служебной записки руководителю или издание соответствующим образом составленного приказа.
В служебной записке необходимо указать причины продления, условия проживания работника на месте, точные сроки окончания командировки. Необходимо полное обоснование продления, чтобы бухгалтерией были согласованы расходы и выплаты работнику после его возвращения.