Нередко случаются ситуации, когда работникам нужно выполнить поручение далеко за пределами места работы — в другом городе или даже стране. Информация о каждом оплачиваемом выезде сотрудника должна быть занесена в специальные документы — «План служебных командировок» и «Распоряжение о направлении в командировку».
Содержание
Что можно считать командировкой
Понятие «командировка» четко прописано в 166 ст. Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания. Она должна иметь определенную цель и сроки.
В понятие не входят ситуации, когда сотрудник выполняет свою работу в пути или сама работа носит разъездной характер.
Обратите внимание! Водитель может отправиться в командировку, если цель командировки водителя выходит за рамки его служебных обязанностей. Например, отвезти в командировку другого сотрудника.
Зачем нужен план служебных командировок
Сотрудник не захочет ездить по рабочим делам за свой счет, предприниматель не хочет платить налог с потраченных денег, а налоговая не хочет верить, что деньги были потрачены, без соответствующих документов.
План служебных командировок — документ, который понадобится вам для налоговой отчетности.
Какая информация указывается в «Плане служебных командировок»
В левом верхнем углу указываются дата составления документа, должность и Ф. И. О. утверждающего и название организации. Далее поквартально прописывается план служебных командировок. Каждая командировка описывается по 4 пунктам:
- имя (номер) подразделения или сотрудника, выезжающего в командировку;
- дата выезда и продолжительность в днях;
- основание выезда;
- цель командировки.
«Распоряжение о командировке» отличается персональным характером. Одна командировка — одно распоряжение. Оно заполняется по строгой форме и также содержит все пункты, описанные выше.
Если первые три пункта не вызывают вопросов, то с целью командировки бывает непросто. Она должна быть прописана сжато, но достаточно конкретно.
Требования к оформлению целей командировки
Четких нормативных требований к оформлению целей командировки не прописано в законодательстве. Тем не менее иногда у проверяющих органов возникают вопросы к документу. Это случается в нескольких случаях:
- цели командировки не соответствуют виду деятельности компании или не выступают в ее интересах;
- формулировка не подразумевает возможности выполнения задания (недостаточно четкая или слишком глобальная);
- задача выходит за рамки компетенции сотрудника (вы не можете отправить уборщика налаживать деловые связи);
- сроки командировки превышают время, за которое реально выполнить цель.
Все это может вызвать подозрения в том, что предприниматель хочет сокрыть чистую прибыль, «нарисовав» расходы, которых не было.
Примеры правильных формулировок
Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:
Администрация и директорат
- Открытие нового структурного подразделения
- Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
- Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
- Расширение деловых связей
Отдел продаж
- Изучение рынка сбыта
- Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
- Сравнительный анализ конкурентной продукции
- Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом
Научные сотрудники
- Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
- Сбор информации для исследовательской деятельности
- Проведение полевых исследований
- Изучение первоисточников научных трудов
Сельскохозяйственный сектор
- Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
- Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
- Закупка аграрной техники
- Закупка удобрений или кормов для животноводства
Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.
