Kwork.ru - услуги фрилансеров от 500 руб.

Служебные записки на командировку. Примеры и образцы

Служебная записка на командировку – документ, используемый для удостоверения факта пребывания работника по месту работы, дата его отъезда и приезда. Документ необходим в следующих случаях:

  • у сотрудника нет других документов, которые могли бы подтвердить факт его приезда по месту командировки и проживание;
  • работник прибывает по месту командировки на служебном, личном или арендованном автомобиле (или другом транспортом средстве).

Когда нужна служебная записка?

Документ о командировке используется в качестве основания для начисления суточных, основываясь на точном времени пребывания сотрудника по месту работы. Также служебная записка подтверждает расходы во время такой поездки, обычно это траты на питание, проживание и передвижение (транспорт или ГСМ). Докладная записки о командировании, согласно Постановлению № 1595, заменяет следующие документы:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение (уже не используется);
  • отчетные документы о выполнении служебных целей и задач.

В зависимости от ситуации, могут использоваться СЗ следующих видов: о направлении на поездку, продлении или отмене командировки. Для заполнения каждого из этих видов используются определенные правила и специальные бланки.

Виды служебных записок и особенности их заполнения

Служебная записка обычно заполняется после возвращения сотрудника из командировки или при ее отмене. Очень важно правильно заполнять документ, так как он используется бухгалтерией для начисления командировочных и подтверждения понесенных во время поездки трат.

Для заполнения используется образец служебной записки на командировку, все записи делаются только от руки. Сам документ формата А4 должен иметь такую структуру:

 

  1. Вверху в правом углу указываются данные лица, ком адресована записка, и наименование организации, должность.
  2. Ниже указывается, от кого подается записка, указываются личные данные командируемого, его должность.
  3. Ниже пишется «Служебная записка», точка не ставится.
  4. Под названием документа подробно описаются цель командировки, срок поездки и возвращения, упоминание о том, использовался ли личных или служебный транспорт. Если поездка была совершена на автомобиле, необходимо указать номер регистрации, информацию о водителе, расходе ГСМ.
  5. При необходимости к документу заполняется приложение, в котором указываются наличие путевого листа, квитанции на заправку и об оплате временного жилья, кассовые чеки, отчеты о работе и другое. Все это необходимо для начислений средств за понесенные затраты.
  6. Ставится число и личная подпись работника.

Служебная записка подается на имя руководителя, который и подписывает ее перед передачей в бухгалтерию.

Отмена командировки

В некоторых случаях командировка может быть отменена, основными причинами этого являются:

  • объективные, которые от сотрудника не зависят, например, перенос поездки на другую дату по просьбе партнеров, из-за стихийного бедствия, отсутствия договоренности с партнерами;
  • субъективные, зависящие о командированного, в том числе, по болезни сотрудника, семейным обстоятельствам.

В данном случае необходимо издание приказа об отмене поездки и обоснование причины. В зависимости от причины отмены служебная записка оформляется руководителем, сотрудником или другим ответственным лицом.

Образец заполнения мало отличается от заполнения обычной служебной записки:

  • указывается лицо, которому адресуется докладная (директор, руководитель отдела и прочие);
  • лицо, составляющее записку (ФИО, должность);
  • кратко описывание причинами отмена с указанием номера приказа и ФИО сотрудника, который должен был выехать в командировку;
  • внизу ставится подпись и дата.

Направление на командировку

Направление на командировку представляет собой документ, оформляемый по приказу руководителя. В такой служебной записке указываются сроки и цели командировки, условия пребывания на месте. Документ составляется только при наличии приказа, в нем должны быть указаны цели и задачи, которые должны быть выполнены работником, условия его проживания на месте. При необходимости поездки на служебном или личном транспорте, это также отражается в служебной записке.

Продление сроков командировки

В рамках выполнения служебных обязанностей или по объективным причинам может возникнуть необходимость в продлении сроков командировки. В зависимости от обстоятельств для этого требуется подача служебной записки руководителю или издание соответствующим образом составленного приказа.

В служебной записке необходимо указать причины продления, условия проживания работника на месте, точные сроки окончания командировки. Необходимо полное обоснование продления, чтобы бухгалтерией были согласованы расходы и выплаты работнику после его возвращения.

Kwork.ru - услуги фрилансеров от 500 руб.