Все об однодневных командировках

Законодательство Российской Федерации не имеет строгих ограничений по срокам пребывания должностных лиц в командировках. Они бывают продолжительными, с работой и проживанием в месте назначения, но могут быть и суточными или меньше суток.

Оформление командировки на один день

Однодневной командировкой принято считать поездку должностного лица (на основании распоряжения его руководителя) за пределы постоянного места проживания на срок одной календарной даты. Оформление этой командировки ничем не отличается от оформления общепринятой командировки и регламентируется законодательством РФ и внутренними документами предприятия.

• Руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) по назначению командировочного задания и сроков его выполнения.
• Сотрудник компании получает под отчет финансовые средства наличными или на банковскую карточку.

После выполнения командировочного задания каждый сотрудник обязан представить в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложить к нему документы для подтверждения финансовых расходов.

Констатируем, что всякий случай отбытия работника (сотрудника) на основании распоряжения (приказа) для выполнения определенных задач в сфере работы компании необходимо засчитывать как командировку на один день, если отбытие и прибытие совершены в один день.

Кажется, что тема достаточно понятна и все вопросы отработаны, но не все так просто.

Рассмотрим некоторые тонкости и особенности однодневных командировок, введенных в 2018 году.

Первое, что нужно знать, — это документы, регламентирующие порядок оформления и оплаты командировок на один день. Это Постановление Правительства Российской Федерации № 1595 от 2015 года (с внесенными дополнениями и изменениями от 2018 г.)

Основные изменения — 2018 г.

1. Исключены требования в оформлении командировочных удостоверений и выдаче командировочных заданий.
2. Смягчены налоговые требования к регулированию размеров выплат (суточных) для сотрудников, находящихся в командировке.
3. Отрегулированы нормы выплат суточных для однодневной командировки за пределы Российской Федерации.
4. Включение в командировочные затрат на личный транспорт (оплату топлива — достаточно докладной записки), если это предусматривалось необходимостью.

Как оплачивается командировка и платятся ли суточные за 1 день командировки?

При командировках в один день компания суточные не оплачивает. Руководитель (работодатель) предприятия своим внутренним приказом (другим документом, согласно уставу компании) имеет право установить выплаты (компенсацию) за пребывание сотрудника в командировке. Очень важно запомнить, что в документах не должно присутствовать термина «суточные», иначе эти расходы невозможно будет включить в расходы на прибыль.

Причем сумма компенсации может быть совершенно любой, на усмотрение работодателя. Но необлагаемые пределы сумм НДФЛ установлены для командировки:

• в пределах территориальных границ РФ — 700 руб.;
• за пределами границ России — 2 500 руб.

Дополнительно сотрудники, выполняющие однодневные командировочные задания, получают:

• среднесуточную заработную плату из расчета одного рабочего дня;
• среднесуточную заработную плату в двойном размере (выходной или праздничный день).

Командировка и бухгалтерия

Командировка имеет обычный формат оформления.

1. Сотрудник получает деньги на оплату определенных затрат в командировке в бухгалтерии компании.
2. После возвращения из командировки он обязан в течение 3 рабочих дней (не позднее) сдать финансовый отчет в бухгалтерию компании.
3. К финансовому отчету в обязательном порядке необходимо приложить все необходимые документы, подтверждающие затраты.
4. Бухгалтерия сможет учесть эти затраты в бухгалтерских проводках только после утверждения финансового отчета работодателем (руководителем компании).
5. Бухгалтерия компании в обязательном порядке предусматривает оплату сотруднику в однодневной командировке транспортных расходов, включая проезд на общественном, железнодорожном и другом транспорте, и провоза багажа.

Важно знать!

Очень часто возникают недоразумения по поводу того, как учитывать в однодневной командировке финансовые средства, потраченные на питание. На этот счет есть разъяснения Министерства финансов РФ, в котором определено, что затраты, связанные с питанием сотрудника в однодневной командировке, не могут быть отнесены к иным расходам. Эти затраты учитываются руководителем предприятия только в компенсационных выплатах.

Второе разъяснение касается вопросов по обложению полученных финансовых средств (для пребывания в однодневных командировках) страховыми взносами. Здесь есть также разъяснение Министерства финансов РФ: все подтвержденные документами средства (расходы) не подлежат обложению страховыми взносами.

Рассмотрим для примера стандартную ситуацию

Приказом компании «Новые технологии» определена сумма компенсаций затрат для своих сотрудников, выполняющих работу в однодневных командировках, в сумме 600 руб. Сотрудник компании выехал из города Северска на автобусе в населенный пункт Западный в 6-00 в понедельник и прибыл в пункт назначения в 9-45. Пробыл в Западном около 5 часов и вернулся на поезде в Северск в 20-00 в понедельник. По прибытии сотрудник компании через сутки представил финансовый отчет с приложением проездных документов. Бухгалтерия провела начисления и выплатила финансовые средства сотруднику:

• сумму заработной платы за один рабочий день, из расчета средней величины заработной платы;
• сумму компенсаций — 600 руб.;
• оплату транспортных затрат на междугородный автобус и поезд.

Это классический вариант. В других случаях могут быть другие варианты. Руководитель может на свое усмотрение что-то оплачивать дополнительно, за счет прибыли компании.